Die richtige Veranstaltungslocation finden.
Veranstaltungen zu planen ist nicht einfach. Es gibt viel zu bedenken, um den Gästen ein lohnenswertes Ereignis zu bieten. Doch zwei Punkte bleiben bei all dem die wichtigsten: WER soll eingeladen werden? Und WO soll das Event stattfinden? Während der erste Punkt sehr von der Veranstaltung abhängt, können über den zweiten generelle Aussagen getroffen werden, unabhängig von der Art der Veranstaltung. Immer mehr Eventplaner versuchen, ihre Veranstaltung in einem möglichst außergewöhnlichen Ambiente zu organisieren, um ihren Erfolg zu sichern. Was sollte man bei der Suche und Auswahl der passenden Location in Betracht ziehen?
1. Auf Kontraste setzen
Der Mensch ist ein Gewohnheitstier. Jeden Tag folgen die meisten von uns einem relativ festgefahrenen Alltagstrott, assoziieren bekannte Farben und Gerüche mit bekannten Orten. Das gilt auch auf Feierlichkeiten oder anderen Zusammenkünften. Wir kommen mit bestimmten Erwartungen und sind gelangweilt, wenn sie “nur” erfüllt werden. Wer mit seiner Veranstaltung im Gedächtnis der Gäste bleiben will sollte vermeiden, Klischees zu bedienen. Nur, wer mit den Gewohnheiten bricht, sticht heraus! Das fängt bereits bei Auswahl der Location an: Warum nicht einmal das Tagungshotel gegen einen alten Boxring oder ein Hausboot austauschen?
2. Interaktion fördern
Um den Gästen die Möglichkeit zu geben, sich miteinander auszutauschen und interessante Gespräche zu führen,ist es als Veranstalter unerlässlich, Interaktion bewusst zu fördern. Das Layout einer Location hat einen großen Einfluss auf das Verhalten der Gäste. Gute Locations fördern eine Durchmischung der Teilnehmer, indem sie beispielsweise verschiedene Ebenen oder Rückzugsmöglichkeiten bieten. Die Anwesenden sollten “gezwungen” werden, sich zu bewegen und so nicht nur mit ihnen bereits bekannten Leuten zu reden. Hilfreich ist auch, einen Veranstaltungsort mit einem zusätzlichen Außenbereich zu finden, besonders in den Sommermonaten- so sorgt man für Bewegung zwischen Bar, Buffet und Terrasse.
3. Auf die Akustik achten
In engen Zusammenhang mit dem Layout steht die Akustik. Es ist einfach anstrengend, sich anschreien zu müssen, wenn man sich doch nur unterhalten will. Und auch für Vortragende ist es angenehmer, nicht jedes Räuspern aus dem Publikum zu hören. Es ist wichtig, beim Vermieter des Veranstaltungsortes nachzufragen, ob er oder sie bereits Maßnahmen getroffen hat, um den Geräuschpegel zu reduzieren. Teppichboden beispielsweise ist ein guter Prohibitor von Schall. Aber auch Resonatoren, Absorber oder Schwingungsdämpfer können helfen. In die andere Richtung ist es für Moderatoren oder Sprecher natürlich wichtig, von allen gehört zu werden. Mikrofone sollten je nach Größe der Location zur Grundausstattung gehören.
4. Mit Licht spielen
Licht hat einen sehr großen Einfluss auf die Stimmung. Deshalb ist es wichtig, sich über das Lichtkonzept seiner Veranstaltung Gedanken zu machen. Es reicht nicht, dass es hell ist. Wer bewusst Scheinwerfer und Schatten einsetzt, kann die Aufmerksamkeit des Publikums auf sich oder andere lenken. Viele Veranstaltungsorte haben gute Lichttechnik, andere jedoch gar keine. Wenn die Veranstaltung tagsüber stattfindet, kann im besten Falle natürliches Licht die Technik ersetzen- denn Tageslicht hat bekanntlich einen positiven EInfluss auf Effizienz, Produktivität und die Laune des Publikums. Elemente wie Lichterketten oder gedimmte Lampen lassen sich bewusst einsetzen um eine entspannte Stimmung zu kreieren und sollten immer bewusst eingesetzt werden.
5. Nicht am falschen Ende sparen
Die technische Ausstattung eines Veranstaltungsorts ist oft wichtiger als gutes Catering. Wer einen Vortrag über die Chancen der Digitalisierung hält, darf sich nicht den Fauxpas erlauben, seinen Zuhörern kein Wlan anbieten zu können oder seine Präsentation über einen mittelmäßigen Beamer an die Wand zu werfen. Man sollte unbedingt vorher abklären, ob alle notwendigen Extras verfügbar sind – und diese im Idealfall vor Veranstaltungsbeginn ausgiebig testen. Auch lohnt es sich, insbesondere in den Sommermonaten sicherzustellen, dass die Räumlichkeiten gekühlt werden können. Niemand kann sich auf einen Vortrag konzentrieren, wenn der Schweiß auf der Stirn steht.
6. Das Internet nutzen
Auch wenn die Veranstaltungsbranche immer noch recht konservativ ist gibt es inzwischen einige Apps und Dienstleistungen, mit denen man den komplexen Organisationsprozess vereinfachen kann. Neben diverser Software zum Planen des Budgets und der Sitzordnung gehört dazu auch, den Buchungsschritt des Veranstaltungsorts online durchzuführen. Es gibt inzwischen praktische Möglichkeiten, sich ein gutes Bild von Locations zu machen, selbst wenn man keine Zeit hat, sie selbst vor der Veranstaltung zu besuchen. Bei Spacebase lassen sich beispielsweise verifizierte Räume buchen, die man zuvor nach seinen persönlichen Präferenzen sortiert hat. So kann man den Aufwand des persönlichen Besuchs umgehen.
7. Das gewisse Extra bieten
Einen passenden Veranstaltungsort zu finden ist natürlich ein erster, wichtiger Schritt. Aber dabei sollte man es nicht belassen. Das gewisse Extra bekommt ein Veranstaltung erst, wenn das Ambiente stimmt. Licht und Dekoration sind da erst der Anfang. Mit Kleinigkeiten kann man es schaffen, seinen Gästen wirklich zu zeigen, dass man sich ins Zeug gelegt hat und die Veranstaltung durchdacht hat. Ein Goodiebag mit einem spannenden und relevanten Inhalt, die Möglichkeit, noch vor Ort Feedback zu geben oder interaktive Elemente, die Gäste zum Nachdenken und Mitmachen bringen, sorgen für das ‘gewisse Extra’ und prägen sich den Teilnehmern auch nach Ende der Veranstaltung in die Erinnerung ein.
Trotz dieser Hinweise ist es schwierig, den einen, perfekten Veranstaltungsort zu finden. Doch vielleicht muss das auch gar nicht sein. Wichtig ist vielmehr, den Gästen das Gefühl zu geben, eine Veranstaltung besucht zu haben, die sie wirklich voran gebracht hat. Mit inspirierenden Inhalten, spannenden Gästen und in einer ansprechenden Umgebung.
