Richtig Delegieren ist der Schlüssel zur erfolgreichen Aufgabenerledigung.
Als Leader können Sie sich persönlich nur in dem Maße weiterentwickeln,wie Sie in der Lage sind, Aufgaben an Ihre Mitarbeiter zu delegieren.Es ist wichtig, dass Sie sich klarmachen,dass die Anzahl der Aufgaben, die Sie übernehmen können, begrenzt ist, ganz egal, wie hart sie arbeiten. Durch Delegieren schaffen Sie sich die Zeitressourcen, um den Aufgaben nachzukommen, die nur Sie als Leader erfüllen können. Deshalb ist Ihre erste und wichtigste Frage als Leader: „Was werde ich ab sofort nicht mehr selbst tun?“
Neben der Notwendigkeit für Sie, sich zeitmäßig Freiraum zu schaffen, hat die Aufgabendelegation einen weiteren Vorteil, denn bedeutende und wichtige Aufgaben an Mitarbeiter zu delegieren, heißt immer auch, ihnen mit Wertschätzung zu begegnen. Sie als Leader trauen Ihren Mitarbeitern etwas zu, Sie vertrauen ihnen. Wenn Sie einem Mitarbeiter Aufgaben übertragen, die er lösen kann, fördert das auch umgekehrt das Vertrauen des Mitarbeiters in Sie als Leader. Delegierung beschreibt Ihre Fähigkeit und Bereitschaft, Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortlichkeiten an andere abzugeben. Zu Beginn delegieren Sie einfache Aufgaben, wie zum Beispiel eine Inventurliste zu erstellen. So kann Ihr Mitarbeiter Selbstvertrauen aufbauen. Wenn dies gut funktioniert, dann übergeben Sie eine Funktion. Das ist dann eine etwas schwierigere Aufgabe, wie zum Beispiel die Buchhaltung zu führen, für die Ihr Mitarbeiter dann auch die Verantwortung trägt und zuständig ist. Wenn Sie mit den Ergebnissen zufrieden sind, dann gehen Sie zur nächsten Stufe über. Sie umfasst die Delegierung noch größerer und komplexer Aufgaben, die in Form eines Projektes beispielsweise die voll verantwortliche Suche nach einer externen Buchhaltungsfirma umfasst. Lassen Sie Mitarbeiter also zunächst Aufgaben machen, dann Funktionen und danach Projekte. Damit ermöglichen Sie es Ihren Mitarbeitern, sich zu bewähren und zu verbessern. Alles selbst machen zu wollen,ist das Kennzeichen des Unbegabten „Alles selbst machen zu wollen, ist das Kennzeichen des Unbegabten“, schreibt der österreichische Schriftsteller Richard Schaukal (1874–1942).
Für sehr begabt in puncto Delegieren werden Ihre Mitarbeiter Sie halten, wenn Sie Folgendes beherzigen: Delegieren, also Aufgaben durch andere Menschen getan bekommen, klingt nach einem bequemen Weg, selbst nichts machen zu müssen. Dem ist nicht so, oder wie es im Englischen heißt: „Delegating work works, provided the one delegating works, too.“ Warum ich? Die richtige Person – Die folgenden sechs Schritte zeigen Ihnen, was Sie beim erfolgreichen Delegieren beachten müssen. Der erste Schritt ist, dass Sie sich die Frage stellen, warum ich. Warum sollen Sie das tun. Sind Sie die Person, die diese Aufgabe erledigen muss? Falls nicht, dann suchen Sie die Person, die diese Aufgabe am besten ausführen kann. Stimmen Sie dabei die Anforderungen der Aufgabe mit den Fähigkeiten Ihres Mitarbeiters ab und suchen Sie die geeignete Person der Effizienz halber auf möglichst niederer Hierarchieebene.
Die Mitarbeiterauswahl ist der schwierigste Teil des Delegierens.
Wenn Sie die richtige Person auswählen, gut, aber wählen Sie die falsche Person, so liegt die Verantwortung hierfür bei Ihnen, nicht bei der ausgewählten Person. Vieraugengespräch und Aufgabenklärung – Im zweiten Schritt führen Sie ein Vieraugengespräch mit dem Mitarbeiter, dem delegiert wird. Stellen Sie sicher, dass er die Aufgabe genau verstanden hat und weiß, was von ihm erwartet wird. Wichtig ist, dass Sie klare, messbare Ergebnisse vorgeben und das Wie, Was und Warum der Aufgabe besprechen. Idealerweise bitten Sie Ihren Mitarbeiter bei der Übergabe einer Aufgabe, diese durch ihn aufschreiben zu lassen und das Aufgeschriebene nochmal vor zu lesen, um sicherzugehen, dass das, was Ihr Mitarbeiter aufgeschrieben hat, auch das ist, was Sie ihm delegiert haben. Das ist insbesondere eine wichtige Übung, wenn Sie bei dem einen oder anderen Mitarbeiter in der Vergangenheit nicht die Ergebnisse erhalten haben, die Sie mit ihm vereinbart hatten. Termine festlegen – Im dritten Schritt legen Sie die Fristen und Fälligkeitstermine fest. Einigen Sie sich mit Ihrem Mitarbeiter auf realistische, aber eher kurze Fristen, denn zu lang gedehnte Zeiträume helfen weder dem Mitarbeiter noch Ihnen, und kurze Fristen lassen sich verlängern, längere Fristen aber in den meisten Fällen nicht verkürzen. Klären Sie, was bis wann abgeschlossen sein soll, wann das Projekt fertig sein wird und wann Sie sich zu Etappenzielen treffen. Wichtig ist, dass Sie die Termine schriftlich festhalten. Ressourcen klären – Klären Sie mit dem Mitarbeiter im vierten Schritt ab, welche Ressourcen er benötigt, wie er Zugang dazu bekommt und wo er gegebenenfalls Ersatz finden kann. Wenn Sie eine Aufgabe delegieren, ist es wichtig, dass Sie auch die Verfügungsgewalt über die notwendigen Mittel dem Umfang entsprechend delegieren. Sagen Sie ihm, welche Mittel zur Verfügung stehen, damit er die Parameter der Aufgabe klar vor Augen hat. Es hilft Ihrem Mitarbeiter, wenn Sie ihn mit anderen, mit denen er zusammenarbeiten soll, persönlich bekannt machen. Machen Sie also Ihren Mitarbeiter mit den beiden ihm zukünftig Zuarbeitenden bekannt. Halten Sie ein kurzes Kick-off- Meeting ab und sagen Sie vor allen, dass Ihr beauftragter Mitarbeiter ab sofort für das delegierte Thema zuständig ist, und bitten Sie die beiden Kollegen darum, ihn zu unterstützen. Damit bewirken Sie, dass die beiden Kollegen sich fortan mit Fragen an Ihren Mitarbeiter richten (und nicht an Sie). Außerdem zeigen Sie Ihren Support für Ihren Mitarbeiter bei der Delegation und sichern ihm damit die Unterstützung durch die beiden anderen zu. Aufgabe übergeben, kein Rework – Übergeben Sie im fünften Schritt die gesamte Aufgabe. Dies bedeutet: übergeben und dann sich nicht mehr einmischen. Wenn Sie die Aufgabe einmal delegiert haben, dann lassen Sie die betreffende Person in Ruhe. Nehmen Sie die Aufgabe nicht wieder an sich, indem Sie sich einmischen oder Aspekte gar nacharbeiten. Bedenken Sie, Sie haben die Aufgabe übergeben. Wenn Ihr Mitarbeiter zu Ihnen kommt und um Hilfe bittet, dann können Sie Vorschläge machen, wie Sie es machen würden. Oder aber Sie vermitteln einen Ansprechpartner, an den er sich wenden kann. Wohlgemerkt: Er wendet sich an den Ansprechpartner, Sie haben nur die Lotsenfunktion. Nehmen Sie die Aufgabe auf keinen Fall zurück. Ihr Mitarbeiter soll das Gefühl haben, dass es sich um seine eigene Aufgabe handelt, für die er allein zuständig und verantwortlich ist.
Richtiges Delegieren bringt Erfolg für alle Beteiligten. Der ehemalige US-Präsident Theodore Roosevelt (1858– 1919) sagte in diesem Zusammenhang: „Wer seiner Führungsrolle gerecht werden will, muss genug Vernunft besitzen, um die Aufgaben den richtigen Leuten zu übertragen, und genügend Selbstdisziplin, um ihnen nicht ins Handwerk zu pfuschen.“ Vereinbarung von Fortschrittsberichten – Der sechste Schritt des effektiven Delegierens umfasst die Vereinbarung von Fortschrittsberichten. Einigen sie sich, wann und wie oft Fortschrittsberichte (Progress Reports) eingereicht werden sollen. Diese sind insbesondere bei größeren Aufgaben bzw. Projekten Standard beim Delegieren. Fortschrittsberichte ermöglichen zwei Dinge: Erstens, Sie können den Fortschritt des delegierten Projekts bzw. der delegierten Aufgabe verfolgen. Zweitens, der Mitarbeiter weiß, dass er auf dem richtigen Weg ist, wenn Sie seinem Report zustimmen. Verdeutlichen Sie ihren Mitarbeitern, dass sie mit Berichten für ihre Arbeit sprechen können (zumal ihre Arbeit nicht für sich selbst sprechen kann), um so positiv auf sich selbst aufmerksam zu machen. Das ist gut für die Promotability der Mitarbeiter, also dafür, sich selbst als beförderungswürdig zu profilieren. Eine Ihrer wichtigsten Aufgaben als Leader besteht darin, andere Menschen zu befähigen, Aufgaben erfolgreich zu übernehmen. Voraussetzung zum erfolgreichen Delegieren ist Vertrauen zu demjenigen, dem Sie die Aufgabe übertragen. Die Fähigkeit, andere Menschen anzuleiten, zu motivieren und zu befähigen, dass diese dann erfolgreich Aufgaben übernehmen, ist eine wesentliche Grundlage für Ihren Erfolg als wirksamer Leader.
Mehr Informationen zu Matthias Hettl erhalten Sie hier: http://www.trainers-excellence.de/redner/matthias-hettl.html
