Immer kürzere Produktzyklen, noch schneller getaktete Liefer-/Reaktionszeiten: Geschwindigkeit ist entscheidend für den Unternehmenserfolg. Doch mit der reibungslosen „Übersetzung“ ins Tagesgeschäft, also nicht nur einmal Schnelligkeit zu beweisen, sondern diese Geschwindigkeit auch dauerhaft beizubehalten, hakt es bei vielen Unternehmen. Bestes Beispiel: Projekte, die mit schöner Regelmäßigkeit nicht rechtzeitig fertig werden, Budgets sprengen – und Mitarbeiter mit schädlichem Multitasking überlasten.
Ohne sie geht gar nichts: Projektarbeit ist, nicht nur in der Multiprojektorganisation, der Dreh- und Angelpunkt. Jedoch halten sich nach eigener Einschätzung viele Multiprojektorganisationen für zu langsam, teuer und unzuverlässig. Rund 60 % Prozent aller gestarteten Projekte haben keinen Erfolg bzw. erfüllen nicht die in sie gesetzten Erwartungen. Lokale Optimierungen, wie Kostensenkungen oder hohe Auslastung der Produktionsmittel, bringen nicht die gewünschten Verbesserungen, geschweige denn einen dauerhaft wettbewerbsrelevanten Zuwachs an Schnelligkeit.
Geschwindigkeit bezieht alle Organisationsebenen mit ein
* Wenn Geschwindigkeit konstant die Produktivität erhöht, dann ist dies Ergebnis eines erprobten und definierten Prozesses. Dieser bindet alle zur Verfügung stehenden Kräfte neu ein, konstruktiv und an den neuralgischen Stellen. Geschwindigkeit muss auch auf strategischer Ebene an Bedeutung gewinnen und zwar angefangen vom (Top-)Management bis zur Einbindung externer Lieferanten. Handlungs- und Entscheidungsprozesse werden deshalb neu getaktet und priorisiert, damit sie im richtigen Moment verfügbar sind und unterstützen können.
* Ein Zuwachs an Geschwindigkeit im Projektgeschäft bedeutet NICHT, noch mehr Stress, noch mehr Multitasking, noch komplexere Steuerungsprozesse, sondern das Gegenteil. Planung und Steuerung werden konsequent vereinfacht. Alle Prozesse werden so ausgerichtet, dass die maximale Produktionsmenge mit den gegebenen Ressourcen in minimaler Zeit erreicht werden kann. Neu ist: Die meisten Ressourcen müssen dann im Regelfall eine deutliche Unterauslastung in der Planung besitzen, nur der Engpass wird so gut wie möglich ausgelastet und unterstützt; er bestimmt die Geschwindigkeit aller anderen Arbeitsschritte.
* Den Wettbewerbsfaktor Geschwindigkeit gibt es nicht ohne grundlegende Veränderungen, das sollte allen Beteiligten klar sein. Unternehmen müssen nicht nur Prozesse, sondern auch das Rollenverständnis transformieren. Ausgedient hat beispielsweise die Prämisse, alle Mitarbeiter müssten stets bis zum Anschlag – und darüber hinaus – beschäftigt sein. Stabile strategische Prioritäten reduzieren negatives Multitasking und verbessern die abteilungs- und projektübergreifende Kooperation. Alle gestarteten Projekte müssen optimal mit den erforderlichen Ressourcen ausgestattet sein, anstatt wie bisher Projektmanager um die knappen Ressourcen wetteifern zu lassen.
Zu vereinfachen und flexibilisieren, so dass viele bisher üblichen Kennzahlen überflüssig werden, stabile strategische Prioritäten auf Projektebene und belastbare taktische Priorisierung auf Vorstandsebene einzuführen: Wenn sich Unternehmen dieser Transformation im Projektgeschäft stellen, werden – auch unmittelbar – konkrete Erfolge sichtbar.
* Die Organisation gewinnt sofort Kapazitäten hinzu, wenn die Geschwindigkeit der Projekte um bis zu 20 % zunimmt (ohne Erhöhung des Ressourcenbedarfs), gleichzeitig reduziert sich schädliches Multitasking bei den Schlüsselpersonen.
* Schritt für Schritt minimieren sich die Projektlaufzeiten um 25 % oder mehr und es lassen sich bis zu 50 % mehr Projekte realisieren – mit den gleichen Ressourcen. Weniger Reibungsverluste verbessern die Zusammenarbeit und gestalten Prozesse menschenfreundlicher.
* Kunden und Lieferanten, die oft einen entscheidenden Einfluss auf die Projektabwicklung haben, werden schrittweise in die veränderte Projekt- und Multiprojekt-Planung und –Steuerung integriert.
* Das (Top-)Management wird spürbar vom Tagesgeschäft entlastet und gewinnt mehr Kapazitäten für strategische Themen.
* Außergewöhnliche Liefertreue: Mehr als 95 % der Projekte können zum versprochenen Termin abgeschlossen werden. Kommt es doch einmal zu Verspätungen, fallen diese sehr viel geringer aus als sonst für diesen Wirtschaftsbereich üblich.
Das Unternehmen mit den kürzeren Produktzyklen platziert seine Innovationen als erstes am Markt, es überholt Mitbewerber mit schnelleren und verlässlicheren Liefer-/Reaktionszeiten. Gerade mittelständische Unternehmen sollten hier ihre Chancen nutzen: Um attraktiv zu werden für Neukunden bzw. attraktiv zu bleiben für Stammkunden – und das als Arbeitgeber, der mit einer sinn-vollen Arbeits- und Prozessorganisation das Leuchten in die Augen der Mitarbeiter zurückkehren lässt.
