Von Prof. Dr. Stefan Gröner und Vanessa Gawenus (M.A.) – adhibeo
Mitarbeiter-Apps ermöglichen es Unternehmen, mit ihren Mitarbeitern in Echtzeit zu kommunizieren. Das ist vor allem für Außendienst und Produktion wichtig. Einen wirklichen Nutzen bringen die Apps aber nur, wenn nicht bloß Informationen vermittelt werden sollen, sondern die Mitarbeiter interagieren können und einen sozialen Nutzen davon haben, beispielsweise in Form von Kleinanzeigen oder einer Mitfahrzentrale.
Prof. Dr. Stefan Gröner und Vanessa Gawenus (M.A.)
Seit kurzem lässt sich ein neuer Trend in der internen Kommunikation feststellen: die Mitarbeiter-App. Immer mehr Mitarbeiter in Unternehmen verfügen über keinen festen stationären PC-Arbeitsplatz und haben somit nur noch begrenzten Zugriff auf das Intranet. Zusätzlich können sie mit den klassischen Kommunikationsinstrumenten – wie schwarze Bretter oder Aushänge – nicht mehr zeitgemäß angesprochen werden. Mit Hilfe einer App versorgen Unternehmen jetzt auch Mitarbeiter – beispielsweise in der Produktion und im Außendienst – in Echtzeit über dienstliche Informationen.
Im Rahmen einer Befragung unter Verantwortlichen der internen Unternehmenskommunikation wurde im Zeitraum von April bis Juni 2017 der Einsatz von Mitarbeiter-Apps beleuchtet und auf Basis der Ergebnisse Handlungsempfehlungen für den Einsatz von Mitarbeiter-Apps abgeleitet.
Im Hinblick auf die erfolgreiche Gestaltung des Einsatzes von Mitarbeiter-Apps waren folgende drei Fragestellungen von besonderem Interesse:
1) Welche Inhalte sind für Mitarbeiter besonders interessant?
2) Wie können Mitarbeiter dazu gebracht werden, die App intensiver zu nutzen?
3) Können Mitarbeiter-Apps im derzeitigen Zuschnitt mobiles, zeit- und ortsungebundenes Arbeiten erleichtern?
Eine erfolgreiche App muss Mehrwerte für alle Mitarbeiter bieten und nicht nur Informationen von oben nach unten weitergeben
Mitarbeiter-Apps werden derzeit überwiegend von der Kommunikationsabteilung oder der Personalabteilung in Zusammenspiel mit der Unternehmens-IT betreut. Die Bewerbung der App erfolgt meist über klassische interne Kommunikationsinstrumente. Hinsichtlich der Inhalte von Mitarbeiter-Apps überwiegen Top-Down-Inhalte wie Verlautbarungen der Geschäftsführung, Angebote von Serviceleistungen für Mitarbeiter und eher einfache interaktive Elemente. Da sich die Mehrheit aller befragten Unternehmen eine Einbindung von Unternehmenssoftware in die Mitarbeiter-App nicht vorstellen kann, wird eine breitere Ausrichtung der Mitarbeiter-App hin zu einem mobilen Arbeitsplatz wenig thematisiert. In der Konsequenz ist das Thema Datensicherheit durch den wenig sensiblen Charakter der Inhalte von geringerer Bedeutung. Allerdings stellt sich dann die Frage nach der tatsächlichen Relevanz der Mitarbeiter-App und ihrer Inhalte für die Mitarbeiter. Da die Mehrzahl der befragten Unternehmen standardisierte Erfolgsmessungen oder soziale und interaktive Elemente für Feedback nur in geringem Maß einsetzen, kann über die breite Akzeptanz von Mitarbeiter-Apps bei allen Mitarbeitern nur eine eingeschränkte Aussage getroffen werden.
Man kann aber anhand der Befragungen mit hoher Sicherheit davon ausgehen: Eine Mitarbeiter-App, die nur einfache Top-Down-Kommunikations- und Informationsprozesse abdeckt und orts- und zeitunabhängiges Arbeiten nicht ermöglicht, spielt bei Mitarbeitern, die über E-Mail und Intranet dienstlich umfassend informiert werden, nur eine untergeordnete Rolle.
Sollten Unternehmen die Zielsetzung einer breite Akzeptanz der Mitarbeiter-App verfolgen, müssen sie also Mehrwerte für alle Mitarbeiter innerhalb der App bieten. Auf Basis der Erkenntnisse der Studie können folgende Handlungsempfehlungen als Hilfestellung für den zukünftigen Einsatz von Mitarbeiter-Apps gegeben werden:
Interaktivität und Sozialität fördern
Über eine verstärkte Einbindung von dienstlich relevanten Inhalten kann die Interaktivität der App-Inhalte erhöht werden. Dazu zählt beispielsweise die Integration eines Urlaubstools, mit dem Mitarbeiter ihren Urlaub bequem von zu Hause beantragen können. Oder der Einsatz eines integrierten Dienstkalenders, der über Push-Nachrichten den Mitarbeiter an Meetings erinnert. Über die dienstliche Relevanz der App hinaus stiften praktische Serviceleistungen für eher private Inhalte einen hohen Zusatznutzen. Unternehmen nennen im Rahmen der Befragung beispielsweise ein firmeninternes Kleinanzeigen-Modul oder eine Mitfahrzentrale. Weitere genannte Möglichkeiten für die Integration von interaktiven Elementen sind Umfragen, Team-Challenges, Bundesliga-Tippspiele, Mitarbeiter-Blogs oder integrierte Foto-Uploads.
Die einfachste Form der Förderung der Interaktivität ist jedoch der Einsatz von Like- und Kommentarfunktionen. Diese sind nicht nur für die Evaluation des Contents von wesentlicher Bedeutung, sondern sind die schnellste Möglichkeit, eine Interaktion zwischen Unternehmen und Mitarbeitern zu schaffen. Eine zusätzliche Share-Funktion, also die Möglichkeit, den gelesenen Artikel an Kollegen weiterzuempfehlen, würde den Community-Gedanken der App ebenfalls unterstützen. Eine weitere Möglichkeit, Interaktivität zu fördern, ist eine Messenger-Funktion. Allerdings gibt das Unternehmen dabei auch in hohem Maß die Verantwortung über die Erstellung und die Kontrolle der Inhalte ab. Da aber die Kommunikation zwischen Mitarbeitern auf privaten Messengern wie WhatsApp natürlich bereits Realität in den Unternehmen ist, könnte man über die Integration eines Messenger-Tools in die Mitarbeiter-App zumindest versuchen, eine besserer Trennung zwischen privater und geschäftlicher Kommunikation vor allem in Bezug auf datenschutzrelevante Inhalte zu erzielen. Mit der Mitarbeiter-App könnte dann die geschäftliche Kommunikation auf einer Plattform sicher kanalisiert werden und gleichzeitig eine ortsunabhängige Echtzeitkommunikation zwischen den Mitarbeitern ermöglicht werden.
Mitarbeiter-Apps messbar machen und direktes Feedback ermöglichen
Mit Hilfe von klar definierten und in der Praxis bereits bei Mitarbeiter-Apps eingesetzten Leistungskennzahlen (Key Performance Indicators, KPIs) kann die Nutzung dokumentiert werden und die Inhalte hinsichtlich ihrer Relevanz verglichen werden. Hier sind Downloadrate, zeitraumbezogene Nutzerzahlen, Anzahl der aufgerufenen Seiten, Verweildauer auf den aufgerufenen Inhalten, Anzahl der weitergeleiteten Inhalte sowie Likes und Kommentare pro Beitrag Basisgrößen, die bei jeder App erhoben werden sollten. Zusätzlich sollte Mitarbeitern auch immer eine anonymisierte Gelegenheit gegeben werden, ihre Meinung zu äußern, was aktuell in der Praxis noch selten der Fall ist. Dies würde zum einen ein offenes und zum anderen durch einen direkten Link in der App ein weitaus schnelleres Feedback ermöglichen.
Grenzen der Mitarbeiter-App in der derzeitigen Ausrichtung
Selbst wenn Unternehmen diese Maßnahmen umsetzen, muss man sich dennoch die Frage stellen, ob die Mitarbeiter-App mittelfristig von Relevanz sein wird. Der Grund dafür ist, dass diese auch dann nur von einem Unternehmensbereich mit einem klaren Fokus auf Kommunikation angeboten und vor allem mobiles Arbeiten kaum unterstützen würde.
In der Digitalisierung sind allerdings zur Vermeidung von unnötiger Komplexität die Reduktion von Insellösungen und der Aufbau von umfassenden, intuitiv und einfach zu nutzenden Anwendungen ein zentrales Bedürfnis. Von daher kann man also vermuten, dass sich die Mitarbeiter-App in der derzeitigen Form bei der Mehrzahl der Mitarbeiter nicht durchsetzen wird. Anders würde die Akzeptanz sicherlich im Falle einer mobilen, cloudbasierten Informations- und Arbeitsplattform mit den unterschiedlichsten Teilfunktionen aussehen, bei der einzelne Inhalte für die unterschiedlichen Mitarbeiter eben nur entsprechend ihres Zuständigkeitsbereichs freigeschaltet werden würden.
